Wie man den Arbeitsraum effektiv organisiert
Alexandra Savina
Den größten Teil des Tages verbringen wir bei der Arbeitob Büro oder Heimbüro. Wir opfern jedoch oft unseren eigenen Komfort und denken selten darüber nach, wie der Raum um uns herum wirkt. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie keine Zeit haben und in einem Haufen von Pflichten stecken, ist es möglich, dass sich die Angelegenheit in einem unzusammengebauten Stapel von Papieren auf dem Tisch befindet, auf denen es unmöglich ist, etwas zu finden. Wir geben Tipps, mit denen Sie Ihren Arbeitsplatz besser organisieren können, um produktiver arbeiten zu können.
Beseitigen Sie den Überschuss
Bevor Sie mit der Umgestaltung des Arbeitsplatzes beginnen, müssen Sie alles unnötige wegwerfen. Selbst wenn Sie produktiver an einem ungereinigten Tisch arbeiten, wird es nicht schaden, wenn Sie etwas loswerden, was nichts Gutes bringt. Dies gilt für alles: Arbeitspapiere und Schreibwaren und andere Dinge - versuchen Sie, das notwendige Minimum zu erreichen. Werfen Sie kaltblütig aus, was Ihnen bei Ihrer Arbeit nicht hilft: Ein paar denkwürdige Dinge und ein Lieblingsfoto in einem Rahmen stören nicht, aber wenn sie viel größer sind, können sie einen erheblichen Teil der Arbeitsfläche beanspruchen.
Frühjahrsputz alle paar Monate und regelmäßig reinigen. Wählen Sie den für Sie am besten geeigneten Zeitplan (z. B. 15 Minuten am Ende eines Arbeitstages oder eine Stunde am Freitag) und halten Sie sich daran - es wird einfacher sein, die Reihenfolge aufrechtzuerhalten, und Dokumente und Papiere sammeln sich nicht auf dem Tisch. Und um unnötiges loszuwerden, war es einfacher, immer einen Papierkorb neben dem Tisch zu haben. Außerdem ist es am Ende des Tages sinnvoll, den Tisch mit einem antibakteriellen Tuch abzuwischen.
Umgang mit Papieren und Dokumenten
Seien wir ehrlich: Papier - die Hauptmüllquelle auf dem Desktop. Und obwohl wir immer weniger mit ihnen arbeiten, gibt es nicht so viele Unternehmen, die vollständig auf das elektronische Dokumentenmanagement umgestellt haben, wie es möglich gewesen wäre. Um den Fluss einfacher handhaben zu können, stehen auf dem Tisch zwei Fächer oder zwei Ordner zur Verfügung - abhängig von der Anzahl der Dokumente, mit denen Sie arbeiten müssen. Im ersten Schritt müssen Sie alles Neue hinzufügen: Anmeldungen zur Unterschrift, ungeöffnete Briefe und dergleichen. Im zweiten Fall müssen Sie die Papiere, die Sie angeschaut haben, und die später bearbeitet werden müssen, senden, damit nichts unbeachtet bleibt.
Für Papiere, mit denen Sie sich jetzt nicht befassen müssen, die Sie aber immer noch bei sich tragen müssen, ist es besser, ein bestimmtes Speichersystem zu haben. Es müssen keine vertrauten Ordner sein: Wenn Sie nicht viel Platz auf dem Tisch haben, können Sie versuchen, spezielle Fächer (z. B. zum Aufbewahren von Zeitungen) an die Wand zu hängen. Kleine Notizen, Notizen und Erinnerungen anstelle einer langweiligen Pinnwand können in ein spezielles Raster eingehängt werden. Besonders wichtige Dokumente können gescannt und auf einer Computerkopie gespeichert werden.
Betrachten Sie das System der Verknüpfungen und des Wurfs - vielleicht reicht es aus, einfach Ordner zu signieren, oder es ist vielleicht nützlich, sie mit Farbe zu kennzeichnen, um schneller das zu finden, was Sie brauchen. Fragen Sie sich beim Falten von Papieren, ob Sie sie wirklich brauchen und ob Sie sie zukünftig kontaktieren werden. Das meiste, was wir „nur für den Fall“ lagern, verwenden wir nie. Versuchen Sie nicht, den Ordner "Andere" oder "Verschiedenes" zu starten - höchstwahrscheinlich werden Sie mit der Zeit vergessen, was genau dort ist.
Versuchen Sie, das Prinzip "Papier - Aktion" einzuführen. Lassen Sie die Dokumente und Notizen nicht einfach auf dem Tisch liegen, sondern betrachten Sie sie als eine Aktion, die Sie ausführen müssen: Zum Beispiel ist die Visitenkarte, auf die die Telefonnummer geschrieben ist, eine Gelegenheit, einen neuen Kontakt auf dem Smartphone herzustellen oder im Tagebuch einen Hinweis zu notieren, dass Sie jemanden brauchen anrufen
Verwenden Sie Boxen und andere Aufbewahrungstools.
Nachdem Sie sich mit den Papieren befasst haben, achten Sie auf andere Elemente auf Ihrem Desktop. Mit der Liebe, die Sie für Ihr Briefpapier wählen, ist es besser, sie nicht die ganze Zeit auf dem Tisch zu lassen und nach Bedarf zu bekommen - so bleibt mehr Platz und weniger Staub. Für kleine Dinge können Sie zum Beispiel Eiuntersetzer verwenden. In einem separaten Karton oder Container sollten Sie etwas ablegen, das Sie nicht oft verwenden: zum Beispiel einen Strich, einen Taschenrechner oder ein Klebeband.
Kisten, Ordner und Aufbewahrungsbehälter sind kostengünstig (sie befinden sich in derselben IKEA-Datenbank), sie helfen jedoch, den Arbeitsbereich viel effizienter zu nutzen - sowohl im Büro als auch zu Hause. Entscheiden Sie sich für dauerhafte, langlebige - und vergessen Sie nicht, über das Etiketten- und Abfallsystem nachzudenken, wie dies bei Papieren der Fall ist.
Halten Sie die Drähte in Ordnung
Um den Desktop sauberer aussehen zu lassen, müssen Sie die Kabel und Verlängerungskabel verbergen: Sie können einen speziellen Behälter kaufen oder versuchen, ihn selbst herzustellen - aus einem Schuhkarton. Wenn nicht viel Platz vorhanden ist und die Kabel nicht verdeckt werden können, sollten Sie sie zumindest vorsichtig festbinden, damit sie nicht stören und nicht verwirrt werden.
Dateien auf dem Computer sortieren
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Organisation des Arbeitsbereichs ist das Sortieren von Dateien auf dem Computer. Wenn Sie es noch nicht getan haben, nehmen Sie sich ein oder zwei Stunden Zeit, um Dokumente auf eine neue Art und Weise zu organisieren: Es ist unheimlich, es anzunehmen, aber Sie werden es Ihnen danken. Genau wie bei gewöhnlichen Papieren, sind Systematisierung und Etiketten, die für Sie bequem sind, eine große Hilfe. Wenn Sie häufig mit verschiedenen Versionen desselben Dokuments arbeiten müssen, empfiehlt es sich, ein Benennungssystem in Betracht zu ziehen, das für alle Mitarbeiter, die an der Aufgabe arbeiten, verständlich ist. Außerdem können Sie den Namen jeder neuen Version sowie Datum und, falls erforderlich, Uhrzeit angeben. Es ist so einfach zu verstehen, wann die letzten Änderungen vorgenommen wurden, und Versionen zu vergleichen.
Ordner, die Sie jetzt nicht benötigen, aber in Zukunft nützlich sein werden, können Sie archivieren - damit Sie einfacher navigieren können. Eine Kopie der wertvollsten Dokumente sollte - für alle Fälle - im Cloud-Dienst aufbewahrt werden.
Ordnen Sie zusätzlichen Speicherplatz an.
Dieser Rat wird vor allem für diejenigen benötigt, die von zu Hause aus arbeiten, und zwar nicht nur mit Dokumenten, sondern auch mit umfangreicheren Materialien: Wenn Sie die Papiere für ein Wochenende im Büro auf dem Tisch lassen, ist das nicht so beängstigend. Wenn Sie zu Hause sind, möchten Sie, dass der Raum so sauber wie möglich ist. Nicht jeder hat ein eigenes Büro oder einen großen Arbeitsbereich, aber in diesem Fall gibt es einen Ausweg. Sie können hängende Regale über dem Tisch hinzufügen oder zusätzlichen Stauraum unterbringen.
Teilen Sie den Arbeitsplatz in Zonen auf
Dies ist eine nützliche Technik, mit der Sie verschiedene Aufgaben effektiver bewältigen können: Platz für die Arbeit am Computer und einen separaten Bereich für Aufgaben, die ohne Aufgaben gelöst werden können - mit gedruckten Dokumenten oder zum Beispiel Brainstorming mit einem Notebook in der Hand. Selbst wenn Sie einen kleinen Tisch haben, können Sie den Raum noch in Zonen aufteilen: Es reicht zum Beispiel, sich auf die andere Seite zu bewegen oder auf einem gewöhnlichen Sofa zu sitzen.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist es sehr wichtig, einen separaten Raum für die Arbeit zu reservieren (auch wenn dieser Teil eines Küchentisches oder eines kleinen Klapptisches ist). Dies ist in erster Linie notwendig, um Arbeit und Privatleben voneinander zu trennen (von zu Hause aus kann es schwierig sein, von einem Modus zu einem anderen zu wechseln), aber es kann aus praktischer Sicht nützlich sein. Zum Beispiel ist es sinnvoll, einen separaten Arbeitscomputer zu haben, an den sich Kinder nicht wenden können und der im ungünstigsten Moment nicht kaputt geht.
Behalte die Dinge zur Hand
Wir glauben, dass Sie dieses Prinzip trotzdem anwenden, aber es wird nützlich sein, es noch einmal zu sagen. Wenn Sie ein Home Office einrichten, den Raum organisieren und bestimmen, wo die eine oder andere Sache liegen wird, beginnen Sie in erster Linie mit der Struktur des Workflows. Das Notwendigste sollte immer zur Hand sein, ansonsten sollten Sie sich an der Art der Verwendung von Objekten orientieren. Halten Sie zum Beispiel Papier in der Nähe des Druckers und Aufkleber, und zwar in der Nähe des Bereichs, in dem Sie normalerweise mit Dokumenten arbeiten, oder lesen Sie die für die Arbeit erforderlichen Bücher.
Kümmern Sie sich um Dinge, bei denen Sie sich besser fühlen.
Denken Sie über den Arbeitsraum nach, vergessen Sie nicht den Komfort - auch in kleinen Dingen. Es ist sehr wichtig, einen bequemen Stuhl zu wählen, damit es keine Schmerzen im Rücken und Nacken hat, für ausreichende Beleuchtung (wenn es dunkel im Büro ist, kaufen Sie eine Schreibtischlampe) und andere Dinge, die Büroarbeit verbessern können - zum Beispiel ein Kopfkissen unter dem Handgelenk hilft, das Auftreten eines Tunnelsyndroms oder einer Fußstütze zu verhindern, wodurch Rücken und Nacken belastet werden.
Essen Sie nicht an Ihrem Schreibtisch
Zwar bezieht sich dieser Rat nicht auf die Organisation des Weltraums, sondern auf die Organisation des Arbeitsprozesses, und es scheint offensichtlich, dass sie oft vernachlässigt werden - jedoch umsonst. Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch essen, können Sie unwissender essen (wenn wir beschäftigt sind, achten wir nicht darauf, wie viel wir essen, auch wenn wir keinen Hunger haben, und oft wählen wir nicht die nützlichsten Snacks). Darüber hinaus hilft eine (wenn auch kleine) Mittagspause, vom Geschäft abzulenken und mit neuen Kräften zu ihnen zurückzukehren.
Wenn das Essen an Ihrem Schreibtisch nicht vermieden werden kann, wählen Sie Lebensmittel, die nicht zerbröckeln, verschütten oder verschmutzen (Schütteln von der Tastatur oder Verschütten von Suppe auf einem funktionierenden Laptop ist eine traurige Aussicht) Kollegen unangenehm sein, nach dem Essen aufräumen und unbedingt den Tisch nach dem Abendessen abwischen.
Fotos: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store