Letzter Spurt: Wie schnell mit Arbeitsangelegenheiten umzugehen ist

Alexander Savina

Bis zum Ende der Woche (und auch bis zum Ende des Jahres) Unser einziger Wunsch ist es, sich schnell mit der Arbeit zu beschäftigen und endlich zu ruhen. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Handbüchern zum Zeitmanagement - es ist nicht schwierig, das zu finden, was zu Ihnen passt. Für diejenigen, die noch nicht bereit sind, sich ernsthaft mit dem Thema zu beschäftigen, haben wir ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, Arbeitsabläufe schneller zu bewältigen und Sie produktiver zu machen.

 

Suchen Sie kein Multitasking

Der einfache Ratschlag, den eigentlich nur wenige befolgen: Um eine Aufgabe schnell und gut zu bewältigen, ist es besser, dies alleine zu tun und möglichst alle Ablenkungen zu beseitigen. Nicht jeder kann sich gleichermaßen auf mehrere Dinge gleichzeitig konzentrieren, vor allem, wenn jede von ihnen Eintauchen und Aufmerksamkeit erfordert. Darunter leidet die Qualität der Arbeit.

Chat-Räume, Instant Messenger, E-Mail - das alles ist sehr ablenkend. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ablenkungen beseitigen können - reagieren Sie beispielsweise nicht sofort, sobald eine Benachrichtigung über eine neue Nachricht angezeigt wird, zeichnen Sie Aufgaben von Drittanbietern auf, die während der Arbeit entstehen, um sie später zu lösen, oder gruppieren Sie ähnliche Aufgaben und nehmen Sie während des Tages Zeit für die Lösung sie Letzteres wird weniger Ablenkung zulassen - Sie müssen nicht von einer Art von Aufgaben zu einer anderen umgestalten. Um diesem Prinzip zu folgen, ist Disziplin und ernsthafte Ausdauer erforderlich - aber das Ergebnis wird nicht lange dauern.

Planen Sie Ihren Arbeitstag

Die To-Do-Liste ist eine einfache Technik, die die Arbeit erheblich vereinfacht: Sie können die tatsächliche Anzahl der Aufgaben abschätzen und realistische Fristen für deren Ausführung festlegen. Egal wie viel Sie dem Gegenteil glauben möchten, aber alle Aufgaben haben unterschiedliche Wichtigkeit - legen Sie daher bei der Planung Ihrer Arbeit Prioritäten fest. Überlegen Sie, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind, und versuchen Sie, die wichtigsten und schwierigsten Aufgaben zu dieser Zeit zu lösen. Zum Beispiel sind viele Menschen eher daran gewöhnt, den Tag mit der Überprüfung ihrer Arbeitspost zu beginnen. Dies ist jedoch nicht immer die beste Lösung. Wenn Sie morgens aktiv sind, bevor Sie müde werden und die Aufmerksamkeit verlieren, ist es besser, diese Zeit für die schwierigsten oder kreativsten Aufgaben zu lassen, die Konzentration erfordern.

Besprechungen können oft einen Tag unterbrechen, beispielsweise wenn sie einige Stunden nach Beginn des Arbeitstages abgehalten werden und für den Sie keine Zeit haben, mindestens eine Aufgabe zu erledigen. Denken Sie bei der Planung Ihrer Zeit darüber nach, ob Sie vor und nach den Besprechungen oder zwischen ihnen Zeit haben, etwas zu tun. Vielleicht ist es einfacher, die Besprechung auf den Morgen zu verschieben. Darüber hinaus ist die Arbeit unvorhersehbar und Sie können jederzeit unvorhergesehene Aufgaben haben. Daher ist es besser, dass der Plan für den Tag nicht sehr dicht war und es genug Zeit für Überraschungen gab - rechnen Sie mit 5-6 Stunden ununterbrochener Arbeit.

Setzen Sie sich Fristen - und verschärfen Sie diese

Einer der Gründe, warum wir die Aufgabe nicht schneller bewältigen können - das Fehlen einer klaren Frist: Die Arbeit nimmt oft die gesamte Zeit in Anspruch, die dafür vorgesehen ist. Die Fristen für schwierige Aufgaben sind besonders wichtig: Sehr oft verkürzen und arbeiten wir eine schwierige Aufgabe ab, weil sie uns immens erscheint - eine klare Frist hilft, sie verständlicher zu machen.

Versuchen Sie zunächst einmal, die Arbeit für eine Aufgabe, für die Sie normalerweise mehrere Stunden oder eine halbe Stunde verbringen, zu reduzieren - vielleicht merken Sie selbst nicht, wie Sie schneller als sonst mit allem fertig werden. Es lohnt sich, hier vorsichtig zu sein. Setzen Sie sich realistische Fristen (versuchen Sie nicht, den ganzen Tag in zwei Stunden zu erledigen) und bringen Sie sich nicht mit, wenn Sie die Aufgabe nicht in der vorgegebenen Zeit bewältigen können: Sie arbeiten nicht unter ständigem Stress und ohne Panik.

Verbringen Sie weniger Zeit mit unwichtigen Aufgaben.

Nicht alle Arbeitsaufgaben sind gleich wichtig - es lohnt sich also nicht, dieselbe Zeit mit ihnen zu verbringen. Simon Reynolds, ein Business-Mentor, empfiehlt, zehn Minuten oder weniger für kleine Aufgaben zu lassen: Meistens benötigen sie keine perfekte Leistung, sodass Sie sie für wichtigere Aufgaben spenden können. Reynolds zufolge kann man bis zu 90 Minuten pro Tag einsparen. Hauptsächlich wird versucht, die Zeit für Aufgaben mehrmals am Tag gezielt zu reduzieren. Darüber hinaus besteht eine der besten Möglichkeiten, zu Beginn des Arbeitstages in den Rhythmus zu gelangen, darin, einen kleinen (dies ist wichtig!) Auszuführen, und nicht die schwierigste Aufgabe. Dies ist vergleichbar mit dem morgendlichen Training: Sie werden sich besser fühlen und andere Dinge tun können.

Eine weitere nützliche Technik - versuchen Sie, eine Minute lang Entscheidungen zu treffen. Wir denken oft viel darüber nach, aber nicht immer werden die getroffenen Entscheidungen besser. Wenn Sie feststellen, dass Sie oft die richtige Entscheidung kennen, sich aber Zeit nehmen, versuchen Sie, sich eine Frist von 60 Sekunden zu setzen.

Wählen Sie ein geeignetes Zeitverwaltungsschema.

Es gibt viele Techniken, mit denen Sie produktiver werden und Ihren Tag besser aufbauen können. Hauptsache, Sie müssen Ihren eigenen finden. Eine der häufigsten ist die "Tomate-Technik" (ihr Schöpfer verwendete einen Timer in Form einer Tomate). Es basiert auf einer einfachen Logik: Wir brauchen Zeit, um uns an der Arbeit zu beteiligen und sie effektiv auszuführen, und Zeit, um sich auszuruhen. "Tomato-Technik" bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit in Blöcke unterteilen - "Tomaten".

Sie müssen einen Timer für 25 Minuten einstellen (dies ist eine "Tomate"), während der Sie nur arbeiten, ohne von irgendetwas anderem abgelenkt zu werden. Wenn der Timer klingelt, machen Sie eine fünfminütige Pause und beginnen Sie einen neuen Block. Machen Sie nach drei oder vier 25-Minuten-Blöcken eine längere Pause und ruhen Sie sich 15 bis 30 Minuten aus.

Sie müssen sich nicht strikt an diese Zahlen halten: Zeitintervalle können beliebig sein, die Hauptsache ist nicht zu kurz - sonst haben Sie keine Zeit, eine bestimmte Arbeit zu erledigen, ohne abgelenkt zu werden. Diese Technik ist sehr effektiv: Für einen Zeitblock, in dem Sie nichts anderes tun als zu arbeiten, können Sie viel mehr fangen. Außerdem können Sie in den "Tomaten" messen, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe aufwenden - und es ist besser, Ihre Zeit zu planen.

Überlegen Sie, was Sie ablehnen können

Es ist wichtig, den Umfang Ihrer Arbeit angemessen und streng zu bewerten - dann wird sich herausstellen, dass sie schneller ist. Coach Mark McCartney rät kaltblütig, alle unnötigen Dinge zu verwerfen: Bewerten Sie, welche Ihrer Aufgaben am wichtigsten und wichtigsten sind und welche Sie sicher verlassen können (gut, oder versuchen Sie zu delegieren). McCartney zufolge sind wir uns oft einig, etwas an der Maschine zu tun, ohne darüber nachzudenken, warum diese Aufgabe wichtig ist und ob sie wirklich so wichtig ist.

Ein kritischer Ansatz hilft Ihnen, Ihr Leben leichter zu machen und Prioritäten zu setzen. In der Praxis bezieht sich diese Empfehlung hauptsächlich auf E-Mail - überlegen Sie, wie Sie den Prozess optimieren können (z. B. Vorlagen oder automatische Antworten für E-Mails, für die keine durchdachte Antwort erforderlich ist) und ob alle Nachrichten eine Antwort wert sind.

Pausen machen

Das wissen Sie bereits: Ein müder Mensch kann einfach nicht effektiv arbeiten. Um mehr zu erreichen, bemühen wir uns oft, länger und ohne Pausen zu arbeiten, obwohl es sich lohnt, genau das Gegenteil zu tun. Jeder, der die Gewohnheit des Schülers aufgegeben hat, einige Stunden am Tag zu schlafen, weiß aus Erfahrung, dass, wenn Sie genug Schlaf bekommen und sich abends gut von der Arbeit erholen, Sie produktiver werden und viel mehr können, als wenn Sie halb im Schlaf arbeiten würden. Halten Sie auch so viel wie möglich an. Zur gleichen Zeit (und das wissen Sie auch) sollte die Unterbrechung von hoher Qualität sein: Sie sollten nicht auf dem Smartphone bleiben oder Facebook durchsuchen - es ist besser, sich vom Computer weg zu bewegen und den Informationsfluss abzulenken.

Sei ehrlich zu dir selbst

Vielleicht der wichtigste Ratschlag: Nur Sie können genau verstehen, was Ihre Produktivität behindert. Oft haben wir weniger Zeit aufgrund etablierter Gewohnheiten - und hier sollten wir ehrlich zugeben, dass es sich lohnt zu ändern. Wenn Sie zur Arbeit kommen, verbringen Sie zwanzig Minuten damit, sich in den Prozess einzubringen? Trinken Sie nach dem Mittagessen gern einen Kaffee mit einem Kollegen? Ständiges Wechseln zwischen Aufgaben und kann sich nicht auf eine Sache konzentrieren? Halten Sie sich an Boten? Du weißt was zu tun ist.

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