Checkliste: 8 Zeichen, dass Sie nicht wissen, wie Sie Zeit einteilen
Alexander Savina
Es scheint, die Wirksamkeit von Zeitmanagementfähigkeiten zu bewerten Ganz einfach: Wenn Sie Zeit haben, alle Arbeiten innerhalb des angegebenen Zeitraums auszuführen oder in einer kritischen Situation beschleunigen und die Aufgaben so schnell wie möglich erledigen können, ist alles in Ordnung. Aber manchmal sind Probleme mit der Zeitverteilung nicht so offensichtlich - zum Beispiel, wenn Sie Zeit für alles haben, aber Sie haben manchmal das Gefühl, an der Grenze der Möglichkeiten zu handeln. Wir verstehen, wie wir das verstehen und was wir dagegen tun können.
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Sie können nicht abschätzen, wie lange Ihre Aktion dauert.
Wenn Sie feststellen, dass Sie sich fünf bis zehn Minuten lang verspätet verspüren (um zu arbeiten, sich mit Freunden zu treffen und wo auch immer Sie sind), besteht das Problem vielleicht darin, dass Sie nicht ganz verstehen, wie viel Zeit Sie für verschiedene Aufgaben haben. Dies geschieht - Sie scheinen sicher zu sein, dass die Angelegenheit einfach ist, und erst am Ende stellen Sie fest, dass Sie weitere zehn Minuten benötigen würden.
Die gute Nachricht ist, dass Sie damit fertig werden können: Wenn Sie die Neigung haben, alles zur gleichen Zeit zu planen, legen Sie einfach zweimal die Zeit auf jeden Fall - oder mindestens 15 zusätzliche Minuten. Viele Menschen verwenden diese Technik bei der Planung ihres Arbeitstages: Denken Sie daran, dass unvorhergesehene höhere Gewalt immer in eine harmonische Aufgabenliste eingefügt werden kann.
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Sie haben keinen klaren Plan für den Tag.
Eine To-Do-Liste ist eines der einfachsten und effektivsten Zeitmanagement-Tools: Dank dieser Funktion können Sie leicht nachvollziehen, wie viel Zeit Sie für Aufgaben aufgewendet haben und wo das System ausfällt. All dies bedeutet natürlich nicht, dass Sie auf den Tag bis zur Minute zählen müssen - aber zumindest die Liste der Fragen zu verstehen und darüber nachzudenken, in welcher Reihenfolge und in welcher Reihenfolge Sie beschäftigt sein werden, ist immer nützlich.
Viele in der Arbeit und im Außenbereich werden durch das Gefühl behindert, dass es zu viele Probleme gibt, und es ist nicht klar, welche man zuerst nehmen soll. Das Tagebuch oder der Geschäftsplan lösen dieses Problem und fügen an dem Tag Besonderheiten hinzu: Die Liste der Elemente macht weit weniger Angst als das Chaos in meinem Kopf.
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Sie haben Angst zu delegieren
"Wenn Sie etwas gut machen wollen, machen Sie es selbst" - eine beliebte, aber nicht die produktivste Idee: Es besteht immer das Risiko, so viele Dinge zu sammeln, dass Sie einfach nicht damit fertig werden können. Wenn Sie es gewohnt sind, den Prozess von Anfang bis Ende zu verfolgen und die Kontrolle nicht loszulassen, was jedoch die Produktivität beeinträchtigt, sollten Sie überlegen, ob es Zeit ist, einen Teil der Aufgaben an andere Personen zu delegieren.
Und wenn Sie die Arbeitsfragen loslassen, sind Sie noch nicht fertig, dann ist es durchaus möglich, die Reinigung jemand anderem anzuvertrauen und anstatt nach einem anstrengenden Tag zu kochen - bestellen Sie zu Hause Essen. Die Freizeit kann für die Erholung genutzt werden - um am nächsten Tag produktiver zu sein.
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Sie haben keine Priorität
Um die Zeit zu optimieren, reicht es nicht aus, zu verstehen, was Sie an einem Tag tun müssen - Sie müssen auch abschätzen, was für jetzt wichtig ist und was warten kann. "Sehr oft verschieben wir wichtige Aufgaben, die uns unter Druck setzen - aufgrund der geistigen Anstrengung, die wir unternehmen müssen, um uns auf sie zu konzentrieren", sagte Trainerin Kimberly Medlock.
Es ist einfacher, auf ein Dutzend Briefe zu antworten, obwohl sie keine dringende Reaktion erfordern, als einen großen und wichtigen Bericht aufzugreifen, der so bald wie möglich eingereicht werden muss - obwohl es produktiver ist, auf den zweiten zu achten. Wenn dies der Fall ist, versuchen Sie, die Prioritäten zu überdenken: Egal wie schwierig es ist, den Großteil der Arbeit anzunehmen, Sie werden sich sicherlich dankbar dafür sein, dass Sie es getan haben.
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Sie versuchen zehn Dinge gleichzeitig zu machen.
Nicht alle Experten halten Multitasking für eine so gute Idee. Wenn zwei mechanische Fälle (z. B. das gleichzeitige Anhören eines Podcasts) einfach zu bewältigen sind, sind zwei Aktionen, die ständige Aufmerksamkeit erfordern (z. B. das Betrachten einer Fernsehserie und der Versuch, gleichzeitig auf E-Mails zu antworten), schwieriger zu kombinieren von einer Aufgabe zur anderen wechseln.
Im Gegensatz zu dem, was die Logik vorschreibt, werden Sie den Fall wahrscheinlich schneller bewältigen, wenn Sie nur auf ihn achten. Sie können die berühmte "Tomaten-Technik" ausprobieren: Starten Sie einen Timer für fünfundzwanzig Minuten und lassen Sie sich zu diesem Zeitpunkt nicht durch irgendetwas ablenken. Wenn die Zeit abgelaufen ist, können Sie eine fünfminütige Pause einlegen.
Sie können weniger stringente Methoden ausprobieren, z. B., um eine bestimmte Zeit für eine bestimmte Aufgabe zuzuweisen (die Frist führt dazu, dass Sie schneller arbeiten - die Hauptsache ist, dass Sie nicht überfordert werden) oder einfach versuchen, externe Reize zu minimieren. Beginnen Sie mit einer E-Mail: Anstatt jede halbe Stunde zu überprüfen, nehmen Sie sich zwei oder drei Mal pro Tag ein paar Minuten Zeit.
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Du entspannst dich nicht
Nach den Studentenjahren werden viele auf eine schwierige Entdeckung stoßen: Schlafen Sie nicht die ganze Nacht, und dann, als wäre nichts geschehen, können sie keine Geschäfte machen. Sie haben wahrscheinlich selbst bemerkt, dass Sie in den Tagen, in denen Sie nicht genug geschlafen haben oder einfach nur sehr müde waren, häufiger abgelenkt werden und die Arbeit viel langsamer abläuft, als sie könnte.
In solchen Fällen besteht immer die Gefahr, in eine gefährliche Furche zu geraten, wenn Sie feststellen, dass Sie tagsüber sehr wenig unternommen und spät in der Nacht alles erledigt haben - so dass Sie am nächsten Tag nicht genug Schlaf bekommen und weniger arbeiten, als Sie könnten. Wenn Sie sich einholen, sollten Sie wissen, dass der beste Produktivitätshelfer ein guter Traum ist (vergessen Sie nicht die Hygiene!).
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Sie wissen nicht, wie Sie nein sagen sollen
Zu viele Aufgaben sind einfach nicht zu bewältigen: Wenn Sie versuchen, zu einem bestimmten Zeitpunkt alles auf einmal zu erledigen, müssen Sie entweder Qualität oder Bedingungen opfern. Es gibt immer diejenigen um Sie herum, die um einen Gefallen oder eine Dienstleistung bitten. Es scheint Ihnen, dass an einem kleinen Unternehmen nichts auszusetzen ist - bis Sie feststellen, dass zahlreiche Anfragen Ihre eigenen stören, viel wichtiger für Sie.
Es ist ebenso einfach zu überschätzen, wie viele Aufgaben Sie ausführen können, und Sie können auch einen Fehler in der für sie erforderlichen Zeit machen - und all dies kann zu Burnout führen. Deshalb ist es so wichtig, rechtzeitig zu lernen, wie man "Nein" sagt: Es ist besser, sofort etwas zu verweigern, als die Fristen einzuhalten, alles schlecht zu machen oder sich einfach zu erschöpfen.
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Sie versuchen, Ihren Rhythmus neu zu gestalten
Der häufigste Ratschlag zur Produktivität lautet: „Früh aufstehen und morgens mehr tun“ - so machen es angeblich Anna Wintour, Tim Cook und Richard Branson. Vielleicht von ihrem Beispiel inspiriert, stehen Sie morgens um fünf Uhr auf, um zu üben, sich mit Ihrer Freundin beim Frühstück zu treffen und bereits um neun Uhr am Bürotisch zu sein - aber anstelle von Fröhlichkeit und der Bereitschaft, die Dinge schnell zu beenden, fühlen Sie sich überwältigt und müde.
Leider gibt es kein universelles Rezept für Produktivität. Es ist möglich, dass Sie leichter trainieren und sich nicht mit Freunden treffen können, nicht am frühen Morgen, sondern abends nach der Arbeit - und der Höhepunkt Ihrer Produktivität ist nicht um neun Uhr morgens, sondern um drei Uhr nachmittags nach einer Mittagspause. Anstatt zu versuchen, eine Lerche zu werden, hören Sie auf den Körper - damit Sie sich viel besser fühlen.
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