Vorübergehend nicht verfügbar: Warum und wie man Menschen in Zeiten von Instant Messenger anrufen kann

Vor zwanzig Jahren Der Satz "Wählen Sie mich, wenn Sie zur Hütte fahren" würde zumindest Verwirrung verursachen. Smartphones sind zu einem natürlichen und unverzichtbaren Bestandteil unserer Bewegungen geworden: Jetzt sind wir überall erreichbar und das ist ein großer Vorteil. Das ist aber auch ein Minus - jetzt sind wir überall erreichbar. Wir begannen, die Themen des persönlichen Freiraums und der Geschäftskommunikation unterschiedlich zu behandeln: Einige Menschen hörten vollständig auf, das Telefon für Anrufe zu verwenden, und hielten es für unanständig, archaisch und unangemessen.

Telefone haben sich in unserem Leben sehr verändert und es uns unter anderem erlaubt, am Ende nicht mehr darüber zu reden. Noch vor wenigen Jahren stellte sich die Frage "Ist es höflich, einen Kollegen oder Geschäftspartner anzurufen?" ist einfach nicht entstanden. Hier ist seine Nummer, Sie können von zehn bis sechs anrufen. Wenn er den Hörer nicht abhebt, ist er zum Abendessen gegangen, wird zum Arbeitsplatz zurückkehren und zurückrufen, wenn er eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hört. Und wenn wir keine Arbeitsnummer haben, aber eine mobile, kann man dann anrufen? Und wenn er von zu Hause aus arbeitet und er ein kleines Kind hat? Was ist, wenn er in einer Besprechung ist? Vielleicht ist es besser, zuerst eine SMS zu senden? Oder sogar auf Twitter schreiben? Heute ist eine neue Telefonetikette geboren, und die Regeln betreffen nicht nur Telefone, sondern auch Instant Messenger, E-Mail und vieles mehr.

Stimme oder Text?

Der Business Insider-Autor und Herausgeber Nicholas Carlson gibt zu, dass er die meisten E-Mails über die App auf seinem Smartphone liest und folgendermaßen vorgeht: Er gibt eine sehr schnelle und kurze Antwort auf 5% der E-Mails. Wenn der Absender sehr wichtig ist, schreibt er ein erweitertes Antwortschreiben (1% der Fälle), sendet eine Nachricht an das Archiv, ohne es zu lesen (74% der Fälle), und gibt sich selbst Zeit, in der Regel ein bis zwei Tage, um über die Antwort nachzudenken (20% der Fälle). Das heißt, E-Mail ist vor allem langsam. Jeder Kommunikationskanal, der viele Buchstaben enthält, ist nicht zu schnell.

Aber was ist, wenn Sie jetzt die Lösung Ihres Gesprächspartners herausfinden müssen? Kann ich eine Nummer wählen? Der Unternehmensberater Cyrus Stoller ist der Ansicht, dass wir, da heute alle Smartphones verwenden, unsere Kommunikationskanäle ausbauen müssen, sie aber gemäß unseren Bedürfnissen nutzen müssen. Er sagt: "Möchten Sie in dreißig Minuten eine Antwort von mir erhalten - rufen Sie an. In zwei Stunden - schreiben Sie eine SMS. Innerhalb eines Tages - senden Sie eine Nachricht über einen Instant Messenger. In einem Tag oder später - schreiben Sie eine E-Mail." Am Telefon sagt er folgendes: "Wenn Sie meine Nummer wählen, können Sie hundertprozentig sicher sein, dass ich genau verstehe, was Sie zu mir sagen möchten, und dass ich Ihre Nachricht erhalten habe. Wenn Sie zögern, mich von dem zu trennen, was ich tue, Vielleicht ist es nicht so wichtig. "

Wann definitiv nicht anrufen

Gibt es Regeln, wann Sie können und wann Sie nicht anrufen können? Tatsächlich werden sie gerade gebildet, und wie in jeder Übergangsphase sind sie noch nicht festgelegt. Eine mehr oder weniger etablierte Regel lautet: Wenn dies kein sehr wichtiges und dringendes Gespräch ist, ist es besser, zuerst zu schreiben. Aber es gibt Fälle, in denen es sich definitiv nicht lohnt, die Nummer einer Person in geschäftlichen Fragen zu wählen. Wenn Sie beispielsweise eine Telefonnummer von einem Freund (Kollegen) erhalten haben und die Person, die Sie an Sie weitergegeben hat, nicht angegeben hat, ob ein Fremder frei anrufen kann, und die Nummer der gewünschten Person nicht öffentlich verfügbar ist? In diesem Fall ist es besser, bei der Quelle nachzufragen, ob darauf Bezug genommen werden kann.

Rufen Sie nicht an, wenn die Uhr abends mehr als sieben Uhr ist. Ja, es ist möglich, dass dies Zeit für Sie in der Kindheit ist, und Sie haben gerade begonnen, sich in den Arbeitsablauf einzumischen, aber viele Leute um sieben Uhr abends ziehen es vor, die Arbeitsfragen aus ihrem Kopf zu werfen, um am nächsten Morgen zu ihnen zurückzukehren.

Rufen Sie nicht an, wenn die Frage, die Sie interessiert, Denken erforderlich ist. Möchten Sie für unser Unternehmen arbeiten? Wie viel wollen Sie für unsere Dienstleistungen bezahlen? Antworten auf diese Fragen sind schwer in einer Eile zu geben, also geben Sie der Person Zeit zum Nachdenken. E-Mail eignet sich am besten für diesen Zweck.

Verwenden Sie das Telefon nicht, wenn Ihr Kollege oder Partner millenial ist. Junge Angestellte geben oft zu, dass sie einen plötzlichen Anruf ohne vorherige E-Mail als eine Invasion ihres persönlichen Raums wahrnehmen, und viele große Unternehmen haben die Telefone an den Arbeitsplätzen ihrer Angestellten vollständig aufgegeben.

Wann ist es besser, das Telefon zu benutzen

Okay, manchmal kann man ohne Telefon nicht auskommen. Zum Beispiel, wenn Sie die Statusstruktur erreichen müssen. Etwas sagt Ihnen, wenn Sie sie twittern, müssen Sie lange auf eine Antwort warten. Sehr lang.

Rufen Sie an, wenn Sie eine sehr dringende und wichtige Angelegenheit haben und nicht sicher sind, ob die Person schnell auf Nachrichten reagiert. Oder wenn Ihr Kollege selbst gesagt hat, dass das Telefon für ihn der am meisten bevorzugte Kommunikationskanal ist. In einer idealen Welt ist alles so - die Leute treffen sich und sagen sich: "Ich heiße Alexander und ich liebe es, gerufen zu werden und nicht auf Facebook gepostet zu werden." Oder umgekehrt: "Ich bin Tatiana, ich hasse es, mit Fremden zu telefonieren." Darüber hinaus lohnt es sich, anzurufen, wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zugestimmt haben.

Was sagt er?

Sehr oft, nachdem wir mit dem Teilnehmer telefoniert haben, verlieren wir uns, beginnen in Wörtern zu verwirren und vergessen sogar, was wir sagen wollten. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein kleines Memo zu beachten. Stellen Sie sich zunächst vor. Wenn eine Person zum ersten Mal anruft, um eine Geschäftsfrage zu besprechen, vergisst sie häufig, ihren Namen oder die Firma anzugeben, in der sie arbeitet, und der Gesprächspartner wird von Mutmaßungen gequält. Sagen Sie einfach: "Guten Tag, mein Name ist Ekaterina Ivanova, ich komme aus der Firma ..." Wenn Sie sich bereits kennengelernt haben und nicht sicher sind, ob sich die Person an Ihren Namen erinnert, sagen Sie uns genau, wo Sie die Wege gekreuzt haben. Etwas wie: "Guten Tag, das ist Marina, wir haben uns bei einem Geschäftsfrühstück für Hunderennen getroffen."

Zweitens, geben Sie an, ob es zweckmäßig ist, mit Ihrem Gesprächspartner zu sprechen: Er ist vielleicht auf einer Konferenz, bei einem Geschäftstreffen oder im Badezimmer. Nachdem Sie sich vorgestellt haben und überzeugt sind, dass Sie zuhören möchten, können Sie zur Sache kommen. Ehrlich gesagt, höfliche Fragen wie "Wie geht es deinem Hund?" Wenn Sie kein Tierarzt sind, natürlich.

Wie man spricht

Wenn Sie die Person am anderen Ende des Zellturms wirklich mögen müssen, verwenden Sie dazu sehr einfache, aber effektive Techniken. Um zu beginnen, lächle und setze dich während des Gesprächs so, auch wenn dein Kiefer müde wird. Sie werden erstaunt sein, wie viel sich danach ändern wird - ein Lächeln ist immer in einem Telefongespräch zu spüren.

Die zweite wichtige Technik - versuchen Sie, sich voll auf das Gespräch zu konzentrieren. Wenn Julius Caesar an Ihrer Stelle wäre, wäre es ihm gelungen, mehrere Briefe zu schreiben, eine IP zu eröffnen und mit einem Kollegen ein Geschäftsfrühstück zu vereinbaren. Und ich würde den Gesprächspartner schließlich davon überzeugen, dass er schlecht gelaunt ist, weil die Leute immer das Gefühl haben, dass Sie ihnen nicht die volle Aufmerksamkeit schenken. Spielen Sie kein Solitär, schreiben Sie keine E-Mail, bitten Sie keinen Kollegen, Ihnen Kaffee zu kaufen - widmen Sie sich nur ein paar Minuten der Unterhaltung.

Jeder kennt die dritte Methode, wird aber aus irgendeinem Grund selten verwendet. Kontaktieren Sie die Person mit Namen. Wenn Sie bei einer Organisation anrufen und die mechanische Stimme Ihnen sagt: „Hallo, Elena, womit kann ich Ihnen helfen?“, Bedeutet dies, dass die Person am Telefon noch nicht aufgewacht ist, in ihre Gedanken eingetaucht ist und Ihnen nicht zuhört. Sagen Sie: "Hallo, Elena, und ich heiße Anna", und Sie werden sehen, dass es funktioniert wie ein Kuss auf Schneewittchen - der Gesprächspartner wird lebendig.

E-Mail- und Instant Messenger-Programme gaben Personen, die nicht gerne telefonieren (und es gibt sehr, sehr viele) die Möglichkeit, dies zu vermeiden. Und die Telefongespräche selbst haben sich etwas diskreditiert - viele Leute greifen das Telefon nicht mehr an, wenn eine unbekannte Telefonnummer auf dem Bildschirm angezeigt wird: Was ist, wenn plötzlich wieder Werbung erscheint?

Ja, zu uns zu kommen ist jetzt viel einfacher als vor zwanzig Jahren. Noch einfacher als noch vor einigen Jahren, da die Anzahl der Kommunikationskanäle ständig steigt: WhatsApp, Telegramm, Skype, Viber, Slack ... Reagiert nicht auf Nachrichten im Facebook-Messenger? Wir schreiben ihm auf Twitter, rufen WhatsApp an - und so weiter, bis das Smartphone der unglücklichen Person aus der Vibration ausbricht und seine Nerven nicht aufgibt. Mit der Zunahme der Anzahl der Kommunikationskanäle ändert sich auch die Etikette ihrer Verwendung. Einmal war es schwer vorstellbar, dass Sie bei Facebook eine Person zu einem geschäftlichen Thema schreiben würden, da soziale Netzwerke ausschließlich persönlicher Bereich waren. Heute ist es schwer vorstellbar, dass Sie einen Fremden wie diesen annehmen und anrufen, wenn Sie beispielsweise seine E-Mail-Adresse haben.

Die Regeln sind jetzt geboren. Vielleicht haben wir in nur wenigen Jahren eine genaue Liste von Instant Messenger, die für jede Art von Geschäft oder Position obligatorisch sind, aber bis jetzt ist diese Liste nicht vorhanden, wir bewegen uns intuitiv. Telefongespräche sind immer noch nicht verschwunden, aber sie sind viel weniger geworden - nicht weil sie schlecht oder unbequem sind, sondern weil die Menschen die Wahl haben. Und wenn Sie nicht telefonieren können, ist es jetzt vielleicht an der Zeit, auf Ihrer Visitenkarte Skype, Telegramm oder Twitter anzugeben.

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